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ビジネスマナー基本

ビジネスマナー基本

社会人であれば、お客様は勿論、社内においても自分の立場より上の方と接する機会も多いと思います。当然接する相手により遣い方を分けなければならない言葉や挨拶などもありますが、ビジネスマナーの基本精神はあくまで円滑に業務を遂行する為のもので、会社(組織とお客様)と自分に利益をもたらす事です。

マナーという言葉からペコペコしている印象が持たれがちですが、真のビジネスマナーとは相手を気持ち良くし、その結果自分が幸せになる為のもので、俗に言うゴマすりでは決してありません。
決まりきったマニュアルではなく、様々な状況において相手の立場にたって物事を見、自分は今何をすべきか、何を言うべきか、を自然に行動に移す事こそ真のビジネスマナーだと言えます。


挨拶

「挨」には心を開くという意味、「拶」には相手に迫る・近づくという意味があります。
つまり挨拶には「心開いて相手に近づいていく」という意味があるのです。挨拶のポイントは自分からすること。
「されないからしない」、「挨拶しても無視されるからしない」という理由で挨拶をしない場合もあるようですが、
考え方として、挨拶は一方向的なものと思っても良いのではないでしょうか?
自分から相手に心を開き近づいていけば、後に続く会話もきっとスムーズに続くはずです。

電話

ビジネスの世界は1秒のロスが命取り。その電話を取れなかった為にお客様を逃してしまう事も十分考えられるのです。
ビジネスチャンスを逃さない為にも、お客様をお待たせせずに直ぐに電話に出るという姿勢は、ビジネスパーソンの心構えとしても非常に重要なファクターであると言えます。
奪い合いまでは行かないにしても電話がなったらすぐに取るスタンスは常に忘れずに。
目安としては2コール以内で、3コール目以降には「お待たせしました」を忘れずに話し出しにつけるようにしましょう。

電話は声だけのコミュニケーションになります。
表情やその人の身だしなみ、身振り手振り等が伝わらない為、適切な言葉遣いで応対に臨む事が大切になります。

接客

接客は、単にお客様と直接顔を合わせる機会の1つでは無く、自分の会社に対するお客様の印象が決まる大切な機会の1つと言えます。最初のお出迎えから最後のお見送りまで、様々な場面で、来社頂いたお客様に対する最大のおもてなしの心を見せましょう。接客は気持ちが第一です。お客様から見えない所にいても、笑顔を忘れないようにしましょう。

ビジネス文書

ビジネス文書作成の基本はあくまで客観的な記述である事、つまり日記や小説のように私情を加えてはいけないという事です。内容は簡潔にまとめ、不必要な美辞麗句や形容詞・副詞は極力使用しないように注意しましょう。
また記載内容の数字や金額、日付の間違いは絶対にいけません。提出前のチェックは怠らないようにしましょう。

電子メール

  • ・件名には中身を見なくてもある程度どんな内容か判断出来るような件名をつける。
  • ・冒頭には、挨拶の文章とともに、自分の名前を入れる。
  • ・改行と空行を適度に入れる。
  • ・機種依存文字と半角カタカナは使わないのがルールです。
  • ・形式についてはテキスト形式にしておくのがマナーです。
  • ・添付ファイルを送る場合のサイズは50KB〜100KB以下程度にし、圧縮形式などは相手の環境でファイルが開けるものを考慮して送るようにする。
  • ・TO、CC、BCCも状況に応じて使い分けるようにします。

付き合い・接待

  • ・ビジネスの場所では、苦手な人とは付き合わない!というわけにもいきません。
    コミュニケーション能力の高い人は、人間関係もスムーズです。
    人間関係が上手く出来れば、会社での居心地も良くなり、自然と仕事も上手くいくようになります。
  • ・接待については、接待をする時もされる時も、やはり人間同士のことなので節度を持ったものにしましょう。
    その目的とポリシーを社内で明確にしてから行うように心がけましょう。

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